DATA 18/11/2025
Indice
Perché la gestione multisede diventa rapidamente un peso
I vantaggi della governance unica
Come implementare una governance ICT unica: roadmap pratica
Case study: 20 sedi, 1 soluzione unica — Pegaso Security
Aspetti economici: come calcolare il risparmio potenziale
Rischi e come mitigarli
Best practice tecniche per la multisede moderna
Organizzazione e ruoli: chi guida il progetto?
Conclusione
Perché la gestione multisede diventa rapidamente un peso
In una struttura distribuita:
- ogni sede tende ad assumere decisioni autonome per necessità operative
- nascono contratti locali con fornitori diversi
- emergono duplicazioni e disallineamenti tecnologici
Questa eterogeneità rende difficile avere visibilità complessiva su spese, performance e rischi.
Quando si verifica un guasto, la mancanza di responsabilità unica allunga i tempi di risoluzione.
I vantaggi della governance unica
Riduzione della complessità operativa
Un unico interlocutore semplifica procedure, riduce passaggi burocratici e velocizza le escalation tecniche.
Con Retetel Italia hai un unico interlocutore ed un’unica fattura.
Visibilità finanziaria e controllo dei centri di costo
Contrattazione centralizzata e economie di scala
Consolidando i servizi, l’azienda ottiene condizioni migliorative, prezzi più competitivi e SLA standardizzati.
Retetel Italia centralizza la gestione multisede per restituirti visibilità e margine operativo.
Standard tecnologico e sicurezza coerente
Un approccio centralizzato permette di uniformare policy di sicurezza, backup e disaster recovery su tutte le sedi.
Retetel Italia centralizza la gestione multisede per restituirti visibilità e margine operativo.
Migliore assistenza e responsabilità unica Un provider unico è responsabile dell’intera catena: dalla connettività alla telefonia al mobile.
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Come implementare una governance ICT unica: roadmap pratica
1. Assessment iniziale multisede
Mappare tutte le sedi, servizi attivi, fornitori, contratti, SLA e flussi di traffico.
2. Centralizzazione amministrativa
Riunire fatturazione, contratti e processi di procurement in un’unica funzione o hub.
3. Razionalizzazione delle tecnologie
Standardizzare l’infrastruttura: WAN, accessi internet (FTTH dove possibile), centralini cloud e piani mobile unificati.
4. Implementazione di piattaforme di gestione
Adottare strumenti di monitoring centralizzato per performance, inventario e ticketing.
5. Definizione di KPI e reportistica
Stabilire indicatori chiave (costo per sede, uptime, tempo medio di risoluzione, costi voice/data) e report periodici.
6. Formazione e change management
Coinvolgere i responsabili di sede per garantire adozione e rispetto delle nuove policy.
Tutto questo possiamo farlo noi!
Case study: 20 sedi, 1 soluzione unica — Pegaso Security
Un caso emblematico è Pegaso Security (20 sedi) dove la centralizzazione ha portato a una gestione unificata, riduzione dei costi e miglioramento dell’assistenza.
Pegaso Security, azienda con 20 sedi distribuite in tutta Italia, ha scelto Retetel Italia per unificare e ottimizzare la propria infrastruttura di comunicazione.
L’obiettivo era semplificare la gestione di connessioni e servizi VoIP, garantendo efficienza e uniformità su scala nazionale.
Dopo un’analisi delle diverse esigenze territoriali, Retetel Italia ha implementato soluzioni personalizzate di connettività e un centralino cloud unificato con numeri VoIP dedicati per ogni sede.
Il risultato è stato un sistema di comunicazione coeso, veloce e affidabile, con la possibilità di attivare una nuova sede in sole 24 ore.
Pegaso Security oggi beneficia di un unico fornitore nazionale, una rete stabile e ottimizzata e una gestione semplificata che migliora la produttività complessiva.
Aspetti economici: come calcolare il risparmio potenziale
Per stimare in modo accurato il risparmio ottenibile da un progetto di centralizzazione ICT, è fondamentale partire da una fotografia completa della situazione attuale.
Occorre raccogliere i dati relativi alle spese sostenute per ogni sede, comprendendo canoni di internet, telefonia fissa e mobile, oltre ai costi di manutenzione e gestione interna, e individuare eventuali duplicazioni o sovrapposizioni di servizi.
Successivamente, si procede a stimare le riduzioni che possono derivare da un consolidamento delle forniture, da una negoziazione più efficace con i provider e dall’adozione di standard tecnici uniformi.
A questi risparmi diretti vanno aggiunti quelli indiretti, come la diminuzione dei tempi di inattività (downtime) e delle ore di lavoro dedicate alla gestione operativa.
In molti casi, i progetti di centralizzazione ben pianificati portano a una riduzione dei costi complessivi fino al 30%.
In poche parole per stimare i risparmi:
- raccogliere spese attuali per sede (canoni internet, telefonia, mobile, manutenzione)
- calcolare duplicazioni e sovrapposizioni
- stimare riduzioni ottenibili tramite consolidamento (negoziazione fornitori, standardizzazione tecniche)
- sommare risparmi diretti e indiretti (riduzione downtime, minori ore di gestione interna)
Molti progetti di centralizzazione segnalano risparmi fino al 30% sul totale dei costi ICT multisede.
Rischi e come mitigarli
Come in ogni processo di trasformazione aziendale, anche la centralizzazione ICT comporta alcuni rischi che vanno affrontati con una strategia chiara.
La resistenza al cambiamento è tra i più comuni: può essere gestita attraverso una comunicazione trasparente e programmi di formazione che accompagnino il personale durante la transizione, prevedendo anche un periodo di coesistenza tra vecchi e nuovi sistemi.
Un altro aspetto da considerare è la possibile dipendenza da un unico fornitore; questo rischio può essere mitigato stabilendo contratti con SLA stringenti, clausole di uscita e piani di backup multi-provider per garantire la continuità del servizio in caso di problemi.
Infine, le difficoltà operative legate alla migrazione possono essere ridotte pianificando un passaggio graduale, con test di carico e procedure di rollback ben definite, così da garantire la stabilità dell’infrastruttura in ogni fase.
Resistenza al cambiamento
Affrontare con comunicazione e training; prevedere un periodo di coesistenza.
Dipendenza da un singolo fornitore
Mitigare con SLA stringenti, clausole di uscita e piani di backup multi-provider per connettività critica.
Difficoltà operative nella fase di transizione
Pianificare migrazioni progressive, test di carico e rollback plan chiari.
Best practice tecniche per la multisede moderna
Una gestione multisede efficiente passa attraverso tecnologie di rete e strumenti gestionali di nuova generazione.
L’adozione di SD-WAN consente un controllo intelligente del traffico tra sedi, migliorando performance e sicurezza.
Le sedi principali dovrebbero disporre di connessioni in fibra FTTH dedicate, per garantire stabilità e velocità nei processi critici.
I centralini cloud permettono una gestione integrata delle comunicazioni e un routing ottimizzato anche per le filiali più remote, mentre una fatturazione unica e centralizzata semplifica il controllo dei costi per centro di spesa.
Infine, l’integrazione di piani mobile condivisi con gestione centralizzata consente di mantenere il controllo dei consumi e razionalizzare ulteriormente le risorse.
Riassumiamo in bullet point sintetici:
- Adozione di SD-WAN per gestione intelligente del traffico multisede.
- Fibra dedicata FTTH per sedi critiche.
- Centralini cloud con gestione multi-sede e routing per sedi remote.
- Fatturazione consolidata e report per centro di costo.
- Piani mobile con pool di linee e controllo centralizzato.
Organizzazione e ruoli: chi guida il progetto?
Il successo di un progetto di centralizzazione ICT dipende in larga misura dalla chiarezza dei ruoli e dal coordinamento tra le figure coinvolte.
Serve un team misto in cui lo sponsor aziendale (tipicamente CFO o CEO) garantisca le decisioni strategiche e finanziarie, mentre l’IT Manager si occupa degli aspetti tecnici e di integrazione dei sistemi.
Il fornitore esterno assume un ruolo operativo chiave, curando l’implementazione e la gestione continuativa dei servizi, mentre i referenti locali facilitano il change management, assicurando che ogni sede si adatti gradualmente alle nuove modalità di lavoro.
Solo una collaborazione strutturata tra queste figure può assicurare un passaggio armonioso verso una gestione ICT moderna, efficiente e realmente multisede.
In Retetel Italia parlerai sempre con un unico fornitore.
Conclusione
Centralizzare la governance ICT non è solo un’azione tecnica, ma una scelta strategica che migliora controllo, riduce costi e libera risorse per innovazione.
Per le aziende multisede, il valore di un approccio unico è evidente: maggiore responsabilità, servizi coerenti e risparmi misurabili.
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